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病院ホームページの公開前チェックと保守、どこまで依頼すればよい？
病院ホームページの公開日が決まると、写真や文章の仕上げに意識が向きます。ただ、最後の確認では画面に見えない部分も見ておきたいところです。患者が送った問い合わせを職員が受け取れるか、検索エンジンがページを読めるか、来月の診療時間を誰が変更するか。そこまで決めておくと、公開後の運営を始めやすくなります。検収表には確認する結果を、保守契約には担当者と支援範囲を残しておきましょう。
公開、インデックス登録、実際の表示を分けて確認する
一つ目は、公開されているかどうかです。管理者としてログインせず、外部のスマートフォンでもページが開くかを確認します。診療や医療スタッフの案内が見えるか、メニューや電話ボタンが動くかを見てください。制作中に設定した検索のブロックが解除されているかは、制作会社に確認してもらいます。
二つ目は、検索エンジンへのインデックス登録です。Google Search ConsoleのURL検査で見る登録済みの情報は、Googleが最後に処理したページの状態です。公開URLのテストは現在のページを取得して調べるため、修正直後などは結果が異なることがあります。テストに合格しても、インデックス登録が保証されるわけではありません。確認資料では、URLと確認日、登録済みページの情報、公開URLのテスト結果を分けて記録してもらいましょう。詳しくはGoogleのURL検査ツールの案内をご覧ください。
三つ目は、検索結果やAI回答で実際に表示されているかです。調べた検索語句や質問、確認日を記録します。GoogleのAIによる概要やAIモードで補助リンクとして表示されるには、ページがインデックス登録され、検索結果にスニペットを表示できる状態である必要があります。要件を満たしても表示は保証されません。これはGoogleのAI機能に関する案内で説明されている条件です。「AI検索対応済み」を検収項目にするなら、アクセス設定やページ情報の確認までか、表示状況の報告も含むかを具体的に決めておきます。
問い合わせは、送信完了から受信先まで確かめる
問い合わせのテストは、送信ボタンを押したところで終えないようにしましょう。病院職員と一緒にテスト用の連絡先で送信し、実際に使う管理画面や指定のメールアドレスに内容が届くかを確認します。スマートフォンで必須項目の未入力エラーが分かるか、重複して受け付けられないかも見ます。実際の患者の相談内容や機微な情報は、テストに使わないでください。
通知を受ける職員、不在時に確認する人、受信内容を見られる人も決めておきます。カカオのチャネルや外部予約サービスに移動する場合は、そのサービスのアカウントとリンク先も確認します。サイト内での問い合わせ受付と、外部サービスでの予約確定のうち、制作会社がどこまで確認するかを分けておくことが大切です。
修正依頼には「問い合わせができない」だけでなく、使った端末、ページ、発生時刻、期待していた結果を書きます。制作会社には、修正した内容と再テストの結果を同じ記録に残してもらいましょう。受付機能の動作確認と、その後の職員の応対速度は、それぞれ担当を決めて管理します。
不具合の修正と、運営上の変更の範囲を決める
公開後の支援は、期間だけを決めても、何が含まれるかの認識が食い違うことがあります。合意した機能の不具合修正、病院から依頼する文章の変更、新規ページの制作は、それぞれ異なる作業です。診療時間の変更や医療スタッフの交代などを例に、どこまで含まれ、どこから別料金になるかを確認してください。実際に想定される依頼を並べてみると、曖昧な部分を減らせます。
契約には支援の開始日と終了日、依頼窓口、対応時間帯、障害の連絡を受けてから最初の返答までの基準を残します。最初の返答と復旧完了は別です。外部予約サービスの障害やプラットフォームの規約変更など、制作会社だけで解決できないことについても、連絡・対応の範囲を話し合っておきましょう。検索状況の確認や定期報告が必要なら、回数と対象ページも別に決めます。
病院のアカウント権限と、引き継ぎ資料を受け取る
ドメイン、制作プラットフォーム、Search Console、アクセス解析ツールに、病院が必要な権限でアクセスできるかを確認します。職員が交代してもログインやアカウント復旧を続けられるよう、登録メールアドレスと管理者を整理してください。共通のパスワードを渡すより、可能な範囲で個別のアカウントに権限を付与します。ドメインの更新日と支払い担当も引き継ぎ一覧に加えましょう。
受け取る資料には、管理画面の使い方、変更できる項目、バックアップ・復元方法、外部サービスの一覧と定期費用を含めます。元データやソースコードの提供は、制作方法と契約に合わせて決めます。契約中のみ利用できるサイト制作サービスや、有料テーマ・画像のライセンスに別の条件がないかも確認してください。他社へ移す場合に持ち出せるデータと、移行費用も事前に聞いておくとよいでしょう。
病院で行う作業と依頼する作業を分けにくい場合は、BlinkAdの相談窓口に、必要な運営業務をお聞かせください。制作、公開前の確認、公開後の支援を一つの一覧に並べると、契約で抜けている仕事を見つけやすくなります。