KakaoTalkやDMに分かれた病院の問い合わせ、一か所で管理するには

KakaoTalkに返事をしてからInstagramのDMを開き、交代の際にはそれぞれの会話を読み直す。窓口が増えるほど、どの問い合わせに答え、誰にもう一度連絡する必要があるかを探すのに時間がかかります。

DoctorNestは、複数の窓口の問い合わせと相談履歴を一緒に確認するサービスです。連絡を集めるだけで終わらず、すでに案内したことと、次のスタッフが確認することを残す形で使います。

よく使う問い合わせ窓口からまとめてみてください

まず、病院に問い合わせが届く場所を思い浮かべてみましょう。KakaoTalkやInstagramのDMなど、スタッフが交互に開く窓口があれば、どこで過去の返事を探しているかを確かめます。最初からすべての窓口を変えたり、新しい相談手順を作ったりする必要はありません。

DoctorNestで接続した窓口の問い合わせを一緒に見られれば、アプリごとに会話を探し直す手間を減らせます。返事を送る前に、それまでのやり取りを読み、何を案内済みかを確認してください。

今のアカウントを接続できるかは、窓口やアカウントの種類によって異なります。導入相談で利用中のチャネルとアカウントの種類をお知らせいただければ、接続できるかどうかと、PCで確認する方法をご説明します。

会話が保存されていても、長いメッセージを最初から読まなければならないと、引き継ぎに手間がかかります。答えた質問、追加で確認すること、再度連絡すると約束した時間を、短く残してみてください。

例えば患者さんから希望日を受け取ったら、予約担当者が実際の空きを確認したかも記録します。希望日を受け取ったことと、予約が確定したことを混ぜて書くと、次のスタッフが誤った案内をするかもしれません。

DoctorNestの相談履歴やメモは、回答した内容と、まだ確認が必要なことを引き継ぐために使います。予約が確定しているか、どのような診療をしたかは、自院の予約システムと電子カルテで確認し、相談メモには次に行うことを残してください。

所在地や診療時間など、院内で決まっている内容は、よく使う案内文として登録できます。同じ質問のたびに一から入力しなくて済むよう、よく使う文章から整理しましょう。

患者さんによって変わる費用や施術の可否、予約できる日時は、担当者が確認します。確認前に答えを急ぐより、何を調べ、いつ再度連絡するかを伝えるほうがよいでしょう。

診療時間やキャンペーンの条件が変わったら、登録した案内も見直します。文面を管理する担当を決めておけば、古い条件のまま送るのを防ぎやすくなります。DoctorNestを検討する際も、まずは普段繰り返している返事からお聞かせください。

最初のご相談では、今使っている窓口と、過去の返事を探すのに困る場面を一つ教えていただければ大丈夫です。スタッフの人数や、すべての相談資料を先に整理する必要はありません。

どの窓口を接続できるか、登録した案内でどこまで答え、どの質問をスタッフが引き継ぐかをご説明します。予約や電子カルテは、これまでどおり院内で確認しながら、相談記録をどう使うかも一緒に考えます。