予約確認や変更の連絡を見落とさないために、何を整理すればよい？

患者さんからKakaoTalkで予約変更を頼まれたら、返事をした後にも確認することが残ります。予約システムの日付を変更し、元の日付に合わせて用意した案内がないかも確認しなければなりません。会話で変更希望を受け取っただけでは、新しい予約が確定したことにはなりません。

DoctorNestでは、変更を依頼された会話や相談メモ、予約前後に送る案内を確認できます。実際の予約日時は、自院の予約システムや台帳で確認し、変更します。

まず、どのような変更を頼まれたかを残します

電話で予約した方から、メッセージで変更希望が届くこともあります。DoctorNestで問い合わせを確認したら、希望する日付、返事をする連絡先や窓口、まだ確かめる必要のあることを相談メモに残しましょう。

依頼を受けた人と、予約を変更する人が別の場合もあります。誰が予約システムを確認し、患者さんへ連絡するかを決めてください。希望する日時を受け取ったことと、その日時で病院が予約を確定したことを分けて記録します。

複数の窓口の問い合わせをまとめて見る場合も、接続できるアカウントの確認は必要です。利用中の窓口をお知らせいただければ、接続条件と、PCの画面で変更の依頼を確認する方法をご説明します。

予約を確定する担当者が、病院で使っている予約システムや台帳に新しい日時を記録します。変更が完了したかを確かめてから、患者さんに確定した予定を伝えましょう。相談メモに日付を書くだけで、実際の予約記録が更新されるわけではありません。

DoctorNestの相談履歴には、どんな変更希望が届き、何を案内したかを残します。空き時間を確認している段階なら、そのことと、返事をする担当者も記録してください。次のスタッフが、まだ確定していない日時を予約済みと伝えないために必要です。

キャンセルの場合は、予約システムでの取り消しと、患者さんへ送った返事をそれぞれ確認します。相談メモと予約記録を、どの順に見比べるかも院内で決めておきましょう。

来院前の準備事項を送る予定があったなら、元の日付に合わせたメッセージが残っていないか、確かめてください。新しい日付に合わせて、文章や送信時刻を変える必要があるかも、担当者が確かめます。

DoctorNestの予約前後の案内を使う際には、変更やキャンセルを誰が確認するかも決めておきます。予約システムを更新しただけで、別の場所に用意したメッセージまで変わるとは限りません。

来院後のメッセージは、実際の来院と受けた診療・施術を確認してから、院内の基準に沿って用意してください。予約時間を過ぎたという理由だけで、来院済みにはしません。内容と時期は、院内の担当者と医療スタッフが決めます。

最初のご相談では、変更希望が届く窓口と、今どこで予約を確認しているかを教えていただければ大丈夫です。予約確認、来院前の準備、来院後の連絡のうち、何をよく確認し直しているか、一つ選んでみてください。

DoctorNestに変更希望をどう残し、予約システムで日時を確認した後に、送信予定の案内を誰が見直すかをご説明します。患者さんの実際の予約内容を、事前に送る必要はありません。