예약 확인·변경 연락을 놓치지 않으려면 무엇을 정리해야 할까?

환자가 카카오톡으로 예약을 옮겨 달라고 하면 답장한 뒤에도 할 일이 남습니다. 예약 프로그램의 날짜를 바꾸고, 이전 날짜에 맞춰 준비한 안내가 있는지도 확인해야 합니다. 대화에서 변경을 받았다는 사실만으로 새 예약이 확정되지는 않습니다.

닥터네스트에서는 변경 요청을 받은 대화와 상담 메모, 예약 전후에 보낼 안내를 확인할 수 있습니다. 실제 예약 일정은 병원이 쓰는 예약 프로그램이나 장부에서 확인하고 수정합니다.

변경 요청을 받은 내용부터 남기세요

예약은 전화로 했더라도 변경 요청은 메신저로 들어올 수 있습니다. 직원이 닥터네스트에서 문의를 확인했다면 환자가 요청한 날짜와 다시 답할 연락처나 채널, 아직 확인할 내용을 상담 메모에 남기세요.

요청을 받은 직원과 예약을 수정하는 직원이 다를 수도 있습니다. 이때는 누가 예약 프로그램을 확인하고 환자에게 다시 연락할지 정합니다. 환자가 원하는 시간을 보냈다는 사실과 병원이 그 시간으로 예약을 확정했다는 사실을 구분해야 합니다.

여러 채널의 문의를 한곳에서 보더라도 어떤 계정을 연결할 수 있는지는 확인이 필요합니다. 사용하는 채널을 알려주시면 상담에서 연결 조건과 PC에서 변경 요청을 확인하는 방법을 안내드립니다.

예약을 확정한 직원은 병원이 쓰는 예약 프로그램이나 장부에 새 날짜를 적습니다. 변경이 끝났는지 확인한 뒤 환자에게 확정된 일정을 안내하세요. 상담 메모에 새 날짜를 적는 것만으로 실제 예약 기록이 바뀌지는 않습니다.

닥터네스트의 상담 이력에는 어떤 변경 요청이 왔고 무엇을 안내했는지 남깁니다. 아직 가능한 시간을 확인 중이라면 그 사실과 다시 연락할 담당자를 적으세요. 다음 근무자가 확정 전의 날짜를 확정된 예약으로 안내하지 않도록 하는 데 필요합니다.

예약을 취소했다면 예약 프로그램의 취소 기록과 환자에게 보낸 답변도 각각 확인합니다. 닥터네스트의 상담 메모와 기존 예약 기록을 직원이 대조하는 순서를 정해두세요.

예약 전 준비사항을 보내기로 했다면 이전 날짜를 기준으로 예정된 메시지가 있는지 확인해야 합니다. 새 날짜에 맞춰 안내 문구나 발송 시점을 바꿀 필요가 있는지도 담당자가 봅니다.

닥터네스트의 예약 전후 안내를 사용할 때는 변경·취소 요청을 누가 확인할지 함께 정하세요. 예약 프로그램을 수정한 것만으로 다른 곳에 준비해 둔 메시지까지 바뀌는 것은 아닙니다.

방문 이후 메시지는 실제 방문과 진행한 진료·시술을 확인한 뒤 병원 기준에 맞게 준비합니다. 예약 시간이 지났다는 이유만으로 방문했다고 처리하지 마세요. 안내 내용과 시점은 병원 담당자와 의료진이 정합니다.

처음 문의할 때는 변경 요청이 들어오는 채널과 지금 예약을 확인하는 곳만 알려주셔도 됩니다. 예약 확인, 준비사항, 방문 뒤 연락 중 무엇을 자주 다시 확인하는지도 한 가지 골라보세요.

상담에서는 닥터네스트에 변경 요청을 어떻게 남기고, 예약 프로그램에서 일정을 확인한 뒤 예정된 안내를 누가 살펴볼지 설명해 드립니다. 실제 환자의 예약 내역을 미리 보낼 필요는 없습니다.